Niet schrikken!

Wakker worden!

De meeste Nederlandse managers zijn zich wel van het probleem bewust dat het steeds moeilijker zal worden om goede medewerkers te vinden.

Soms ervaren ze al aan den lijve dat medewerkers “bij bossen weglopen” en medewerkers open staan voor de prikkels van de zoveelste recruiter die belt, of open staan voor een droomjob die ze via de sociale media op hun beeldscherm dagelijks voorbij zien komen.

 

 

Hoezo goed bezig?

Maar het vreemde is, dat bijna niemand zelf iets onderneemt om goede mensen langer vast te houden. Men zet wel creatieve tactieken in om nieuwe werknemers te werven. Men deelt I-Pads uit aan tipgevers die potentiële kandidaten aanbrengen. Men betaalt sollicitanten vijf euro per minuut

om te komen solliciteren. Men voert sollicitatiegesprekken in showrooms van autodealers. Maakt geweldige werving- en onboarding campagnes en men roept om overheidsmaatregelen.

 

Maar wat men niet doet, is zichzelf de vraag stellen: Wat kan ik doen om de goede mensen in huis te houden? De belangrijkste factoren die bepalen hoeveel medewerkers er vertrekken, liggen namelijk in handen van de organisatie zelf, los van de economische en maatschappelijke ontwikkelingen zoals een lage bevolkingsgroei en minder werkenden.

 

Wat kost een vertrekkende werknemer? Reken het eens uit

Wat kost het als er iemand weggaat? Sommige managers denken: “Okay, mensen nemen nu

eenmaal afscheid, zo is het leven. Dan werken een paar maanden wat harder, tot de nieuwe

man of vrouw is ingewerkt en dan gaan we weer vrolijk verder”. Heeft u het ooit echt nagerekend?

 

Een rekenvoorbeeld

Laten we als rekenvoorbeeld eens kijken naar Adviesbureau Jansen. Daar werkt Ella de Boer

al vijftien jaar als adviseur voor bouwkundige projecten. Ella voelt zich miskend, ziet de toekomst van het adviesbureau somber in en heeft geen duidelijk beeld van haar verdere carrière daar. Zij solliciteert na het hebben ontvangen van diverse triggers via recruiters en vacatures bij de concurrent en wordt met open armen ontvangen. Wat zijn de kosten van Ella’s vertrek? Je zou kunnen zeggen, dat is vooral de tijd die haar opvolger nodig heeft om zich in te werken, vermenigvuldigd met diens salaris. Stel dat die opvolger drie maanden inwerktijd nodig heeft en dat hij, net als Ella, 55 duizend euro per jaar verdient, dan praten we dus over 13.750 euro. Plus de wervingskosten voor het werven van een opvolger.

 

Kosten vertrek Ella

Schatting nummer 1

Inwerkperiode opvolger: € 13.750

Wervingskosten € 12.000

Totaal €25.750

 

Het totaal komt dan op 25.750 duizend euro. Dat valt nog mee.  Maar klopt dit wel?

 

 

De werkelijke kosten:

 

Verminderde productiviteit	€ 6875	De laatste drie maanden dat Ella bij Adviesbureau Jansen werkt, is ze niet zo intensief meer bezig met haar werk. Ze is zich mentaal aan het voorbereiden op de overstap. Ze begint niet meer aan nieuwe projecten. Ze werft geen nieuwe klanten meer. Ze besteedt veel tijd aan het afronden van administratieve zaken, het lezen van achterstallige vakliteratuur en het afscheid nemen van vertrouwde klanten en collega’s. Ze werkt de laatste drie maanden op halve kracht, dus dat kost in feite nog eens 6.875 euro
Gemiste omzet	€ 30000	Gelukkig voor haar werkgever is Ella een integere professional en neemt zij geen klanten mee naar de concurrent. Maar zij neemt wel haar deskundigheid mee. Met Ella als nieuwe adviseur weet de concurrent twee grote projecten binnen te halen die anders naar Jansen waren gegaan. Weer 30 duizend euro verlies, die eveneens niet in de boeken verschijnen, althans niet als vertrekkosten
Extra kosten tijdelijke invulling door freelancer	€ 6000	Bovendien blijkt het niet gemakkelijk om een vervanger voor Ella te vinden. Er moet een freelancer ingehuurd worden om Ella’s functie twee maanden over te nemen. Hij kost 15.000 euro, dat is 6.000 euro meer dan Ella gekost zou hebben.
Wervingskosten	€ 12000	Er worden diverse wervingskanalen ingezet voor in totaal 12.000 euro. Deze leveren geen geschikte kandidaten op. Dan wordt er een headhunter ingehuurd, die wel met drie goede kandidaten komt, maar ook met een rekening van 17.000 euro. Ook deze kosten vallen niet op, omdat ze op het algemene budget van de HRM-afdeling drukken.
Assessment	€ 6000	Na een assessment van 6000 euro blijkt een van de kandidaten prima geschikt te zijn
Hoger salaris	€ 15000	Alleen bedingt hij wel een jaarsalaris dat 5.000 euro hoger ligt dan dat van Ella. Hij zit goed waar hij nu zit en hij wil er wel op vooruit gaan. Over drie jaar gerekend is dat nog eens 15.000 euro.
Inwerk kosten	€ 13750	Inwerken nieuwe medewerker 3 maanden.
Totaal	Ruim € 116000
En vooral niet vergeten…..		Tenslotte gaat een collega van Ella ook om zich heen kijken. Als Ella het ergens anders beter kan krijgen, waarom hij dan niet? Bovendien heeft hij minder vertrouwen in de toekomst van het bureau, nu Ella weg is. Ook hij vertrekt, waardoor de kosten van Ella’s vertrek eigenlijk nog eens verdubbel zouden moeten worden (wat we in dit rekenvoorbeeld niet doen

 

 

 

De les uit deze berekening is, dat een vetrekkende medewerker niet alleen geld kost voor

werving en opvolging. Een vertrekkende werknemer kost vooral geld doordat er werk en

productiviteit verloren gaan. Uitgaande van deze tweede berekening, had Adviesbureau

Jansen dus maar liefst ruim twee keer Ella’s totale jaarsalaris kunnen uitgeven om haar te

behouden. En dan rekenen we nog niet eens het demoraliserende effect mee van Ella’s vertrek

op haar collega’s. Met een beetje pech kost het vertrek van Ella’s collega de organisatie nog

eens een soortgelijk bedrag. Daarmee komen de totale kosten van Ella’s vertrek op ruim vier

maal haar jaarsalaris.

 

Vertrek van een medewerker kost tot 4 * het jaarsalaris!

 

Over het algemeen wordt geschat dat een vertrekkende medewerker een tot vier keer zijn

jaarsalaris aan kosten veroorzaakt. De exacte kosten hangen uiteraard af van de functie, de

ervaring, de lopende projecten, de markt op dat moment.

 

Onderstaande tabel geeft enkele Amerikaanse cijfers, niet alleen gebaseerd op wervings- en

inwerkkosten, maar ook op verloren werk en productiviteit etc.

functie	Kosten vertrekkende medewerker
Medewerker klantenservice	€ 14.000
Verkoper retail	€ 14.000
Service professional ICT	€ 104.000
Accountmanager zakelijke dienstverlening	€ 250.000

 

 

Mensen vasthouden: de moeite waard

Uit deze cijfers wordt duidelijk, dat het de moeite waard is om goede mensen vast te houden.

Het kost een fortuin als ze vertrekken en het wordt steeds moeilijker om goede vervangers te

vinden.

 

Dat brengt ons bij de vraag waarom medewerkers eigenlijk vertrekken. En nog belangrijker:

waarom blijven ze? Ook op dat vlak bestaan er veel misverstanden. De meeste managers

denken dat medewerkers vertrekken om praktische, tastbare redenen. Ze gaan weg vanwege

een hoger salaris, betere secundaire arbeidsvoorwaarden, een andere taakinvulling en betere

opleidingsfaciliteiten. De meeste managers hebben een machteloos gevoel bij vertrekkende

medewerkers. De nieuwe werkgever heeft meer te bieden en daar kan de manager niets aan

doen. Verderop betogen wij, dat hij er juist heel veel aan kan doen, maar laten we eerst eens

kijken naar de redenen waarom medewerkers binnenkomen, blijven en weggaan.

 

Waarom medewerkers komen

Mensen kiezen – we hebben het hier over gemiddelden - voor een bepaalde organisatie om

drie redenen: op de eerste plaats om de concrete zaken die ze bij de nieuwe organisatie

ontvangen. Op de tweede plaats vanwege de inhoud van het werk en op de derde plaats

vanwege de leidinggevende onder wie ze komen te werken. Denk bij ‘concrete zaken’ aan het

salaris, de secundaire arbeidvoorwaarden zoals de auto, het pensioen en de

ziektekostenverzekering. Ook de reputatie van de organisatie speelt een belangrijke rol. Bij de

inhoud van het werk gaat het om de taakinvulling, de werktijden en de mogelijkheid om

trainingen en opleidingen te volgen. De derde factor is de leidinggevende. Nieuwe

werknemers hopen op een baas die betrouwbaar is, goede coaching en ondersteuning geeft en

zich flexibel opstelt. Dat laatste houdt in dat hij op de eerste plaats aan de mensen denkt en pas

op de tweede plaats aan regels en procedures. De rangorde van redenen waarom mensen voor

een organisatie kiezen, komt precies overeen met de redenen waarom managers denken dat

vertrekkende werknemers voor andere organisaties kiezen: salaris, takenpakket en

begeleiding. Als mensen ergens komen werken, zijn ze geneigd om vrij uitgebreid te vertellen

waarom ze komen. Dat wordt hen meestal ook in de sollicitatiegesprekken gevraagd. Als

mensen weggaan wordt er wel een exit-interview gehouden, maar over her algemeen is een

vertrekkende medewerker minder spraakzaam over zijn motieven dan een komende collega.

Dat is wellicht een reden waarom managers denken dat het geld, de taken en de kwaliteit van

de leiding ook – in die volgorde – de redenen zijn waarom mensen naar elders vertrekken.

Maar dat is niet zo.

 

Waarom mensen blijven, 48% geeft aan goede baas/ leuke collega’s!

Onderzoek laat zien dat mensen blijven om dezelfde redenen waarom ze komen, maar dat de

volgorde precies omgekeerd is. Mensen blijven op de eerste plaats vanwege leuke collega’s

en een goede baas (samen 48 procent). Op de tweede plaats komen de taakinvulling en de

carrièremogelijkheden (ieder 17 procent) en pas op de vijfde plaats komt de betaling (slechts

5 procent). Heel in het kort: ze komen voor het geld maar ze blijven vanwege de mensen.

Geld is echter wel het gemakkelijkste bespreekbaar. Het is eenvoudiger en psychologisch

veiliger om te zeggen: “Ik wil X euro meer verdienen”, dan om je baas of je collega’s te

vragen om zich anders op te stellen en ze uit te leggen hoe dan precies. Vandaar dat veel

onvrede over collega’s en leidinggevenden waarschijnlijk gekanaliseerd wordt in de vraag om

meer salaris. Wat bij managers de indruk versterkt, dat het op de eerste plaats om het geld

gaat. Wanneer u besluit dat u doelgericht wilt gaan zorgen dat goede mensen blijven, dan is

het onderstaande tabel van grote waarde.

 

De samenvatting:

 

Waarom mensen komen?

 

 

1 Organisatiefactoren

• Salaris
• Secundaire voorwaarden
• Reputatie van de organisatie/warme bad/ enthousiaste verhalen van bekenden

2 Leiderschap en collega’s

• Betrouwbaarheid
• Ondersteuning
• Flexibiliteit

3 Taakfactoren

• Taakomschrijving en verantwoordelijkheid
• Werktijden
• Training en opleiding

 

Waarom mensen blijven?

 

1 Taakfactoren

• Taakomschrijving en verantwoordelijkheid
• Werktijden
• Training en opleiding

2 Leiderschap

• Betrouwbaarheid
• Ondersteuning
• Flexibiliteit

3 Organisatiefactoren

• Salaris
• Secundaire voorwaarden
• Reputatie van de organisatie

 

Waarom mensen weggaan

Als we kijken naar waarom mensen weggaan, schuiven de motieven nog verder vandaan bij

de redenen waarom ze komen. Van de werknemers die vertrekken, noemt maar liefst 28

procent op de eerste plaats hun baas. Betaling komt op de tweede plaats (23 procent). Op de

derde en vierde plaats komen werktijden en carrièremogelijkheden (respectievelijk 9 en 6

procent). Kort gezegd: mensen komen vanwege het salaris, ze blijven vanwege de mensen

(collega’s en baas) en ze vertrekken vanwege hun baas.

 

Leidinggevenden blijken dus een zeer grote rol spelen bij het vertrek van hun medewerkers. Het slechte nieuws is, dat veel leidinggevenden het aan zichzelf te danken hebben als hun medewerkers vertrekken. Het goede nieuws is, dat leidinggevenden een positieve rol kunnen spelen in het behouden van goede mensen, door zich anders op te stellen. Een van de zinvolste middelen in de strijd tegen de leegloop is om managers te leren hoe ze betrouwbare, ondersteunende en flexibele leidinggevenden kunnen zijn.

 

Wat mensen zoeken in een organisatie, om er prettig te kunnen blijven werken, is een eerlijke, betrouwbare behandeling, begrip, ondersteuning en vertrouwen. Wat de meeste organisaties aanbieden om hen vast te houden zijn salarisverhogingen, en andere spiegeltjes en kraaltjes. Hier is duidelijk sprake van een mismatch. Gezien de cijfers zijn veel inspanningen die organisaties zich getroosten om mensen vast te houden in feite

verpilde moeite. Wat ook duidelijk wordt uit de cijfers, is dat de leidinggevende de belangrijkste factor is in het blijven of gaan van medewerkers. De meest efficiënte manier om goede mensen vast te houden is om leidinggevenden te leren hoe ze het soort leiders kunnen

zijn waar mensen graag voor willen blijven werken.

 

Niet schrikken

 

Dit artikel is bijna letterlijk overgenomen van een artikel van J. Hollander en P. Kerr uit 2008!!

Helaas is er weinig veranderd sinds die tijd!

 

Klik hier als jij als manager wel het verschil wil maken,  je team wil faciliteren bij hun persoonlijke ontwikkeling en een realtime beeld wenst van jouw medewerkerstevredenheid. 

 

 

Over de Auteur

 

Maurice Jennekens heeft een passie voor het ontwikkelen van professionals en het overdragen van zijn expertise van coachings- en leiderschapsvaardigheden door middel van training en coaching.  Bovendien is hij mede founder van QMe12 een wetenschappelijk gevalideerde applicatie die je als manager en professional realtime integraal inzicht geeft. En help je het beste uit jezelf, je team en je organisatie te halen.